Windykacja polubowna B2B — co robić, gdy faktura jest po terminie?

Zacznij od danych, nie od mocniejszego tonu

Przed rozpoczęciem sprawdź numer i kwotę faktury, termin płatności oraz odnotowane wpłaty. Ustal aktualne saldo: przypomnienie o pełnej wartości faktury po częściowej zapłacie wprowadza niepotrzebny chaos. Przygotuj nazwę i dane kontrahenta, adres e-mail, numer telefonu oraz rachunek do wpłaty.

Jak wygląda scenariusz e-mail i SMS?

Standardowy scenariusz Saldory przewiduje e-mail w dniu +1 po terminie płatności, SMS w +4 i kolejny e-mail w +7. Formalne monity przypadają na dni +14, +18 i +21. Ostateczny monit w +30 wymaga zatwierdzenia. To harmonogram względem terminu faktury, a nie obietnica odzyskania pieniędzy w 30 dni.

Dostępność e-maili i SMS-ów potwierdzamy przed uruchomieniem usługi. Scenariusz respektuje limity kontaktu i blokady. Nie powinien być traktowany jako sposób na nieprzerwany kontakt ze wszystkich dostępnych numerów.

Co zmienia odpowiedź kontrahenta?

Informacja o wpłacie, reklamacji lub błędnych danych wymaga sprawdzenia. Historia kontaktu pomaga ustalić, co już zostało wysłane i na jakiej podstawie. Gdy odnotujesz pełną spłatę w panelu, dalszy scenariusz zostaje zatrzymany. Nie zakładamy, że brak odpowiedzi oznacza przyznanie długu.

Ile kosztuje windykacja bez prowizji?

Saldora rozlicza etap polubowny stałą ceną zależną od progu należności. Wezwanie przedsądowe PDF jest w pakiecie. Przygotowanie pozwu do e-Sądu (pozew składasz samodzielnie) stanowi osobny etap, a opłata sądowa nie jest częścią ceny usługi. Aktualne kwoty znajdziesz poniżej — bez procentu od odzyskanej wpłaty.

Ile możesz doliczyć do zaległej faktury

Opóźnienie w transakcji handlowej daje wierzycielowi dwa uprawnienia niezależne od siebie. Pierwsze to odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, liczone od dnia następującego po terminie płatności do dnia zapłaty. Stawka to stopa referencyjna NBP powiększona o 10 punktów procentowych; zmienia się 1 stycznia i 1 lipca, więc opóźnienie dłuższe niż pół roku rozlicza się w kilku okresach o różnych stawkach.

Drugie to zryczałtowana rekompensata za koszty odzyskiwania należności z art. 10 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Wynosi 40 EUR dla należności do 5 000 zł, 70 EUR powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł oraz 100 EUR od 50 000 zł. Należy się od samego opóźnienia — bez wykazywania, ile faktycznie kosztowało odzyskiwanie — i niezależnie od odsetek. Kwotę w euro przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc wymagalności zapłaty.

Aktualną stawkę i obie kwoty dla swojej faktury policzysz w kalkulatorze odsetek. Celowo nie podajemy tu liczby: stawka zmienia się co pół roku, a nieaktualna wartość w artykule jest gorsza niż jej brak.

Czego nie robimy, choć bywa stosowane

Nie rotujemy numerów nadawcy, żeby dłużnik nie mógł zablokować kontaktu. Sąd Najwyższy w postanowieniu III KK 266/20 z 2 grudnia 2020 r. wskazał, że dochodzenie własnej, słusznej należności nie wyłącza odpowiedzialności za uporczywe nękanie, jeśli użyte środki mają charakter nękania. Argument „miałem prawo dzwonić, bo to mój dług” nie jest obroną. UOKiK karał ten wzorzec u dużych graczy, a od 2023 r. manipulacja informacją adresową nadawcy jest aktywnie wykrywana przez operatorów telekomunikacyjnych.

Jeśli dłużnik zablokuje kanał, zamykamy ten kanał w całości — u wszystkich dostawców — i oznaczamy sprawę do przeglądu. Wielu dostawców SMS mamy dla niezawodności, nie dla obejścia blokady. Dłużnik, który konsekwentnie nie odpowiada, jest dokładnie tym, którego opłaca się pozwać, a nie tym, do którego warto wysłać dwudziesty SMS.

Nie obiecujemy też skuteczności. Rynkowa skuteczność windykacji polubownej mieści się w przedziale 34–42 %; deklaracje rzędu 90 % pochodzą z materiałów własnych dostawców. Komunikujemy to, co wykonujemy, nie to, co zrobi dłużnik.

Kiedy przejść z polubownego na sąd

Scenariusz polubowny ma naturalny koniec: bezskuteczny upływ terminu z przedsądowego wezwania do zapłaty. Od tego momentu dalsze przypomnienia nie dodają nic nowego, a sprawa traci na wartości wraz z upływem czasu. Roszczenia między przedsiębiorcami przedawniają się zasadniczo po trzech latach, a im starsza należność, tym trudniej odtworzyć dokumenty i tym większe ryzyko, że dłużnik zniknie z obrotu.

Przejście do e-Sądu nie jest automatyczne i nie powinno być. Wymaga Twojej decyzji, kompletu dokumentów oraz adresu pozwanego — bez pełnego adresu pozew nie przejdzie. Dlatego dane kontrahenta warto uzupełnić na starcie sprawy, a nie dopiero przy pozwie.

Opłata sądowa w elektronicznym postępowaniu upominawczym jest kosztem wierzyciela, zasądzanym następnie od dłużnika — nie jest częścią naszej ceny. Jej wysokość zależy od wartości przedmiotu sporu: do pewnego progu obowiązują stawki stałe, wyżej procent od wartości sporu z górnym ograniczeniem. Aktualne progi z kwotami publikujemy w poradniku o e-Sądzie, a nie tutaj — żeby istniało jedno miejsce, które trzeba poprawić, gdy urzędowa tabela się zmieni. Odsetek żądanych obok należności głównej nie wlicza się do wartości przedmiotu sporu; rekompensatę już tak.