Wezwanie do zapłaty PDF — co sprawdzić przed wysłaniem?

Dane wierzyciela i dłużnika

Sprawdź pełne nazwy stron, adresy i identyfikatory zapisane w sprawie. Zwróć uwagę na podmiot, który rzeczywiście był stroną transakcji. Podobna nazwa firmy lub ten sam adres nie zastępują weryfikacji danych kontrahenta. Wskaż dane kontaktowe umożliwiające wyjaśnienie ewentualnej pomyłki.

Faktury, saldo i wyliczenia

Dokument powinien pozwalać powiązać żądaną kwotę z konkretnymi fakturami. Przed zatwierdzeniem porównaj numery dokumentów, terminy i pozostałą należność z własnymi rozliczeniami. Częściowa wpłata musi być uwzględniona w saldzie, zanim wyślesz wezwanie.

Saldora pokazuje należność główną, wyliczone odsetki i rekompensatę na podstawie danych oraz zapisanych stawek. Sprawdź, czy dane i podstawa naliczeń pasują do Twojej transakcji. Samo pojawienie się kwoty w podglądzie nie zastępuje oceny zasadności roszczenia.

Termin, rachunek i zatwierdzenie

Przed wysyłką sprawdź termin wskazany w wezwaniu, rachunek do wpłaty i treść dokumentu. W Saldorze generowanie podglądu PDF i wysłanie wiadomości to osobne czynności. Zwykłe wezwanie wysyłamy po zatwierdzeniu dostępnym kanałem e-mail. Zlecenie wysyłki nie jest samo w sobie dowodem odbioru dokumentu przez adresata.

PDF w pakiecie polubownym

Przedsądowe wezwanie PDF jest uwzględnione w każdym progu cenowym windykacji polubownej. Nie trzeba kupować go jako oddzielnego etapu. Jeżeli mimo wezwania należność pozostaje otwarta, za Twoją zgodą możemy przygotować pozew do e-Sądu (plik do złożenia, który składasz samodzielnie) — po sprawdzeniu warunków i za osobną cenę.

Odsetki i rekompensata w treści wezwania

Wezwanie, które żąda wyłącznie kwoty z faktury, zostawia pieniądze na stole. Do należności handlowej dolicza się odsetki ustawowe za opóźnienie liczone od dnia następującego po terminie płatności oraz zryczałtowaną rekompensatę z art. 10 ust. 1 ustawy z 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych: 40 EUR do 5 000 zł, 70 EUR powyżej 5 000 zł i poniżej 50 000 zł, 100 EUR od 50 000 zł.

Dwie pułapki rachunkowe warto znać. Pierwsza: stawka odsetek dla transakcji handlowych to stopa referencyjna NBP plus 10 punktów procentowych — to inna, wyższa stawka niż zwykłe odsetki ustawowe za opóźnienie z Kodeksu cywilnego. Użycie tej niższej zaniża kwotę w wezwaniu, a potem w pozwie. Druga: opóźnienie dłuższe niż pół roku obejmuje kilka okresów o różnych stawkach, bo stawka zmienia się 1 stycznia i 1 lipca. Saldora rozlicza każdy okres osobno i pokazuje rozbicie.

Rekompensatę przelicza się po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym zapłata stała się wymagalna — nie po kursie z dnia wysłania wezwania. Jeśli dla któregoś dnia nie mamy potwierdzonej stawki lub kursu, kalkulator odmawia podania wyniku, zamiast go oszacować.

Czego wezwanie nie powinno zawierać

Wezwanie przedsądowe jest dokumentem, który dłużnik może pokazać prawnikowi, a Ty sądowi. Dlatego nie grozimy w nim konsekwencją, której nie zamierzamy wykonać. Straszenie nieuchronnością kosztów sądowych na etapie polubownym było już przez UOKiK kwalifikowane jako wprowadzanie w błąd — w decyzjach dotyczących dużych firm windykacyjnych.

Nie wpisujemy też kwot, których nie potrafimy uzasadnić: ryczałtowych „kosztów windykacji” poza rekompensatą ustawową, odsetek liczonych od odsetek ani opłat manipulacyjnych. Jeśli kwota pojawia się w dokumencie, musi mieć podstawę, którą da się wskazać.

Osobna uwaga o wzmiankach o biurach informacji gospodarczej. Dopisanie dłużnika do rejestru typu KRD czy BIG ma własne ustawowe warunki — między innymi uprzednie wezwanie z ostrzeżeniem i zachowanie terminów. Saldora pozwala dodać takie ostrzeżenie do wezwania, ale domyślnie jest ono wyłączone: zapowiedź wpisu, którego nie dokonasz, to dokładnie ten rodzaj groźby, którego unikamy.

Dowód, że wezwanie zostało wysłane

Zlecenie wysyłki nie jest dowodem doręczenia. Saldora zapisuje każdą próbę kontaktu — udaną i nieudaną — razem z treścią, adresem, datą i identyfikatorem od dostawcy. Ten rejestr jest tym, co pokazujesz w sądzie, i tym, co pozwala odtworzyć przebieg sprawy po miesiącach.

Gdy potrzebujesz mocniejszego dowodu, wezwanie można wysłać listem polecony za potwierdzeniem odbioru. To osobno płatny dodatek, a nie element pakietu, bo sam koszt przesyłki jest realny. Potwierdzenie odbioru i rzeczywistą datę doręczenia odnotowuje się w sprawie — od niej liczy się termin wskazany w wezwaniu.

W elektronicznym postępowaniu upominawczym sąd nie bada załączonych dokumentów na etapie wydania nakazu, ale wskazane w pozwie dowody muszą istnieć i zgadzać się z żądaną kwotą. Spójne wezwanie, spójny rejestr kontaktu i spójne saldo to w praktyce ta sama praca wykonana raz, a użyta trzy razy.